Setembro, mês das secretárias. E é claro que o Bolsa de Mulher não ia deixar passar essa sem homenageá-las. Você ainda acha que secretária serve somente para passar fax, atender telefonemas, agendar reuniões e servir café ? Perdoe-me cara leitora, mas você está completamente enganada. A secretária de hoje, por ter tarefas de maior responsabilidade, tornou-se a “assessora do gerente”. Muito mais do que uma simples funcionária, ela é uma assessora extremamente qualificada, fala vários idiomas, é expert em programas de computador, tem sempre um jeitinho de dar solução a tudo e tem um quê de mãe, analista e produtora misturados. Se o chefe bobear, ela é capaz até mesmo de substituí-lo em determinadas ocasiões, além de assumir a administração de todo o escritório.
Com tamanhas qualidades, seu trabalho se aproxima das funções tipicamente gerenciais e nada mais natural que o recrutamento dessas profissionais de alto nível seja feito por intermédio de consultorias especializadas. Irena Kramer, “headhunter” da MK Secretary Search Consultants afirma que “quem mostra eficiência e preparo pode ser promovida, no futuro, a cargos de gerência e diretoria”. Segundo uma pesquisa da International Association of Administrative Professionals (IAAP), entidade que reúne secretárias de todo o mundo, 32% das profissionais têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam de treinamento.
Wilma Godoy, 36 anos, que trabalha com o diretor-superintendente da Mastercard, Desmond Rowan é a típica secretária do futuro. Tudo bem que ela não deixou de lado as tarefas típicas da função – atender telefonemas, preparar apresentações, programar viagens, mas Wilma vai bem além, assumindo até funções na área de Recursos Humanos. Ela criou a política interna da Mastercard para o controle de faltas, ponto e vale-refeição, permitindo um maior controle por parte da empresa. Tanta eficiência não passou desapercebida. Wilma foi convidada para participar da reunião anual da Mastercard, em Washington e ganhou o Spot Award, prêmio de reconhecimento pela sua excelente performance. Neste caso, cabe o ditado que diz que “por trás de um grande executivo, está uma grande secretária”. “Wilma é responsável por parte de meus sucessos, uma boa secretária é essencial para um bom executivo”, diz Desmond Rowan. “Ela entende todas as minhas prioridades, sabe quem deve sempre ser atendido e chega até a adivinhar o que estou pensando”.
A secretária profissional tem que se preparar para enfrentar todas as exigências deste mercado cada vez mais competitivo. Na opinião de Leida Borba de Moraes, presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, “os degraus desta preparação seguramente envolvem: conhecer-se melhor e estar bem consigo mesma; aprender o maior número de programas de computação; aprofundar os conhecimentos geográficos e econômicos, relações exteriores e conseqüentemente falar outros idiomas, pois de nada adiantará conhecer computação, geografia, ecomonia, relações exteriores etc, se não pudermos, por exemplo, compreender uma informação que nos chega em outro idioma. É importante que a profissional secretária perceba que a velocidade da tecnologia, da informação e da linguagem precisa ser compatível no conturbado mercado de trabalho que temos hoje no mundo”.
Figurino e gafes
O cuidado com o figurino faz parte da batalha da classe para ganhar respeito. Aquela frase “ela é só uma secretária” ainda incomoda muitas profissionais que querem se livrar do estereótipo de companheira do chefe em todas as horas, dentro e fora do expediente. Astrid Rizzi Pike, ex-secretária do vice-presidente da Alpargatas, que há 25 anos faz recrutamento de secretárias de alto nível as vezes recebe até pedidos específicos durante a seleção das candidatas: “não mande nenhuma candidata jovem e bonita porque a minha esposa é ciumenta”.(Veja mais sobre o guarda-roupa básico da secretária no box )
A capacidade de cometer gafes talvez seja uma das qualidades mais bem distribuídas na raça humana. A maioria delas não têm conseqüência alguma, mas no mundo dos negócios uma boa gafe pode causar desastres irreparáveis. Se você nunca cometeu nenhum deslize desses, não se apresse em comemorar: o seu dia está para chegar. Calma, não estamos rogando praga. Estamos apenas repetindo o que diz uma das maiores especialistas em etiqueta do mundo, Letitia Baldrige: “Por mais preparado que alguém possa estar, mais cedo ou mais tarde cometerá uma gafe”.
Letitia sabe o que fala. Mais do que isso. Ela mesma é a prova do que está falando. Durante 30 anos prestando serviços ao governo americano, cometeu tantas gafes que é um milagre ter mantido uma reputação tão boa. Não, não é um milagre. É competência. Letitia sempre soube reconhecer suas gafes e esforçar-se para dar a volta por cima. Um dos piores deslizes foi em Roma. Numa recepção da embaixada americana, em 1954, quando a Índia e o Paquistão estavam em guerra, ela apresentou o novo embaixador do Paquistão como sendo da Índia. O diplomata ficou tão irado que abandonou a cerimônia mesmo sendo o convidado de honra. “Mandei bilhetes, cartas e nada. Telefonei várias vezes e não obtive retorno. Ele só me perdoou quando lhe enviei flores com um cartão”. Desde então, ela passou a remeter flores como gesto de gratidão.
As secretárias executivas Marion Stolarski e Denise Giraudon de Araújo ao deixarem a São Paulo Alpargatas, após 15 anos de trabalho, resolveram dar uma nova dimensão à essa experiência e se tornaram profissionais virtuais. Marion explica que foi a forma que elas encontraram de continuar prestando serviços, de acordo com as necessidades do mercado. “Muitos executivos não têm mais condições de manter uma secretária fixa, mas continuam precisando de uma assessoria”. Assim, a dupla fez um sistema de secretária de aluguel, com a criação da empresa Líbero. Os executivos podem contratar desde uma organização de agenda até serviços de banco, como retirada de faturas e carnês. Elas também aceitam pedidos para fazer correspondências (envio de cartas, fax, e-mails), até inscrição em eventos ou reserva para viagens. Alguns serviços, como levantamento de dados de um produto, por exemplo, custam R$ 35,00 a hora. Segundo Marion, o trabalho da Líbero é prático. “O executivo não paga salário, encargos sociais, nem se preocupa com possíveis ausências da secretária ao trabalho. Além disso, indicamos os melhores profissionais, pois desenvolvemos muitos contatos de confiança ao longo da carreira”.
Aliás, uma pequena curiosidade. Você sabe porque o Dia da Secretária é comemorado no dia 30 de setembro ? É que em 1860, Christopher Sholes inventou uma máquina de escrever e sua filha, Lilian Sholes, testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever, em público, numa máquina dessas. Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa. Estes concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o Dia da Secretária. Há também o Dia Internacional da Secretária, que é comemorado na última quarta-feira do mês de abril.
