Por Edson Rodriguez

Reuniões de trabalho, na maioria das vezes, são chatas, desnecessárias, perda de tempo? Sim, se os participantes não souberem conduzir, não tiverem a postura adequada e não conseguirem interagir. Reuniões são feitas para discussão de problemas, debate de estratégias. No fundo, todas as reuniões são (ou deveriam ser) uma espécie de “brainstorm”, ou seja, uma reunião de pessoas pensando em uma linha de assuntos ou tendo que resolver um determinado problema. Isso significa interação, time, equipe, mesmo que por alguns momentos.

Reuniões muito longas não costumam ser produtivas. O mesmo acontece com reuniões sem pauta, sem agenda. Você pode ser convocada para uma reunião dessas. Ou pode ser convocada para uma reunião totalmente profissional. Como você se prepara? De acordo com a reunião que você vai? Errado. Você sempre deve estar pronta para uma reunião profunda, objetiva e produtiva. Esse é o seu papel. Para isso, valem certas regras de comportamento:

Antes da reunião:

Qual o objetivo da reunião? Prepare tudo o que você precisa para contribuir e coloque numa seqüência lógica para usar ao longo da reunião. Use recursos audiovisuais sempre que for possível. O que devo usar? Reunião não é desfile de moda. Use roupas elegantes, mas sóbrias, profissionais.

Na reunião:

Chegue no horário. Nunca depois. Reuniões de trabalho, na sua grande maioria, são lideradas por homens. Mulheres são minoria, por isso algumas atitudes de cavalheirismo, como puxar a cadeira, podem acontecer. Aceite naturalmente, mas não espere por elas. Lembre-se de que uma reunião de trabalho não é um encontro social. Não interrompa quem estiver falando e não aceite ser interrompida quando for a sua vez. Imponha-se.

A reunião se dispersa? As pessoas discutem e saem fora da pauta? Intervenha! Ponha ordem na casa. Se não houver uma agenda, sugira uma ao grupo, com o argumento de que assim o trabalho será mais produtivo e todos irão embora mais cedo. As pessoas se debatem para resolver um problema ou um determinado assunto? Em um grupo de trabalho, normalmente, um ou dois dos participantes sempre sabem bem mais sobre determinado problema que os demais. Assim, o que deve ser discutido não é necessariamente o que se vai fazer, mas sim quem está mais qualificado para analisar o problema e propor uma solução ao grupo. Lembre-se disso sempre e use essa argumentação.

Finalmente, reuniões de trabalho são a forma como você aparece na organização. Quais são as competências comportamentais mais apreciadas nessa empresa? Que valores gerenciais são cultuados? Identifique isso e module o seu perfil comportamental de acordo. Brilhe com discrição.

Edson Rodriguez é vice-presidente da Thomas International